Aletheia — das KI-Dokumentenmanagementsystem für Forschung und Archivdigitalisierung

KI-gestützte Dokumentendigitalisierung bezeichnet den Prozess, analoge oder digital vorliegende Dokumente automatisch per KI zu erfassen, zu strukturieren und durchsuchbar zu machen. Anders als klassisches Scanning erkennt die KI auch Handschriften, extrahiert Metadaten, verknüpft Inhalte semantisch und ermöglicht natürlichsprachliche Suche über den gesamten Dokumentenbestand — ohne manuellen Aufwand.

Semantische Suche versteht die Bedeutung einer Anfrage, nicht nur einzelne Stichwörter. Aletheia nutzt eine Qdrant-Vektordatenbank: Jedes Dokument wird als mathematischer Vektor gespeichert, der seine inhaltliche Bedeutung kodiert. Eine Suchanfrage wird ebenfalls vektorisiert und mit allen Dokumenten verglichen — so findet Aletheia relevante Treffer auch dann, wenn die exakten Suchbegriffe im Text gar nicht vorkommen. Suchzeit: durchschnittlich 2,4 Sekunden über 28.000 Dokumente.

Ja. Aletheias KI-OCR wurde speziell auf historische deutsche Handschriftstile wie Sütterlin, Kurrent und Fraktur trainiert. Die Texterkennung erreicht auch bei stark beschädigten, vergilbten oder handschriftlichen Vorlagen eine Genauigkeit von über 94 %. Laborprotokolle, Archivakten und jahrhundertealte Manuskripte werden vollautomatisch in durchsuchbaren Text umgewandelt.

Volltextsuche findet nur Dokumente, die den eingegebenen Begriff exakt enthalten. Semantische Suche versteht den Sinn der Anfrage und findet auch Dokumente, die dasselbe Thema mit anderen Wörtern beschreiben. Beispiel: Die Anfrage „Materialermüdung" findet mit Aletheia auch Dokumente zu „Werkstoffversagen" oder „Metalleigenschaften unter Last" — ohne dass das Wort Materialermüdung darin vorkommt.

Ja. Aletheia läuft vollständig auf Ihrer eigenen Infrastruktur (On-Premise). Es gibt keinen Cloud-Upload, keinen US-Server und keine Drittanbieter-Datenweitergabe. Die Software ist nach DSGVO Art. 25 & 32 (Privacy by Design) entwickelt — Datensouveränität ist kein Feature, sondern Grundprinzip.

Aletheia ist primär als 100 % On-Premise-Lösung konzipiert: Alle Daten, KI-Modelle und Suchanfragen bleiben auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Kein externer Server, keine Cloud-Verbindung, kein US-CLOUD-Act-Zugriff. Auf Wunsch ist auch eine geschützte Private-Cloud-Umgebung in deutschen Rechenzentren möglich.

Aletheia eignet sich für Institutionen mit großen Dokumentenbeständen: Universitäten und Hochschulen mit Dissertations- und Forschungsarchiven, Forschungsinstitute mit Versuchsprotokollen und Altbeständen, forschende Unternehmen mit umfangreicher F&E-Dokumentation sowie Behörden und Archive mit historischen Aktenbeständen.

Der Digitalbonus Thüringen gewährt bis zu 50 % Zuschuss. Die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) fördert Retrodigitalisierung nach ihren Praxisregeln. EU-Programme wie Horizon Europe und EFRE unterstützen KI-Projekte zur Archiverschließung. Wir beraten Sie kostenlos bei der Antragsstellung.

Die Kosten hängen von Dokumentenmenge, Schriftenkomplexität und gewünschtem Integrationsgrad ab. Wir bieten individuelle Angebote nach einer kostenlosen Live-Demo mit Ihren eigenen Dokumenten. Durch Förderprogramme können bis zu 50 % der Investition erstattet werden.

Eine Vektordatenbank speichert Texte als mathematische Vektoren — numerische Darstellungen ihrer inhaltlichen Bedeutung. Aletheia nutzt Qdrant: Beim Import wird jedes Dokument vektorisiert. Bei einer Suchanfrage wird auch die Frage vektorisiert und mit allen gespeicherten Vektoren verglichen. So entsteht semantische Suche, die Bedeutung versteht statt nur Stichwörter zu matchen.

Ja. Stellen Sie Aletheia Fragen wie „Welche Versuche zur Korrosionsbeständigkeit wurden zwischen 1985 und 1995 durchgeführt?" oder „Wer hat an Projekten zur Wärmedämmung gearbeitet?". Die KI liefert relevante Dokumente, Zusammenfassungen und Querverweise — ohne Datenbankabfragesprache oder technisches Vorwissen.

Ja. Aletheias KI-Agenten analysieren eigenständig Hunderte bis Tausende Dokumente zu einem Thema, synthetisieren die Erkenntnisse und liefern fertige Berichte als Word (.docx) oder PDF — inklusive Quellenangaben, Inhaltsverzeichnis und identifizierten Wissenslücken. Auf Knopfdruck.

Ein AI DMS (KI-Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die künstliche Intelligenz nicht als Zusatzmodul, sondern als architektonischen Kern nutzt. Anders als klassische DMS-Systeme kann ein AI DMS Dokumente selbstständig lesen, verstehen und strukturieren — einschließlich Handschriften, historischer Schriften und unstrukturierter Inhalte. Aletheia ist ein solches AI DMS: Dokumente werden automatisch importiert, per KI-OCR transkribiert, semantisch indexiert und über natürlichsprachliche Abfragen oder KI-Agenten erschlossen.

Klassische DMS-Systeme wie ELO, DocuWare oder d.velop verwalten Dokumente — sie speichern, versionieren und strukturieren sie nach manuell definierten Regeln. Ein KI-DMS wie Aletheia geht darüber hinaus: Es versteht Inhalte automatisch, erkennt auch Handschriften, ermöglicht semantische Suche nach Bedeutung statt Stichwörtern und lässt KI-Agenten eigenständig über den Dokumentenbestand forschen und Berichte erstellen. Kurz: Klassische DMS verwalten Wissen — ein AI DMS erschließt es.

Für Forschungseinrichtungen, Universitäten und Archive ist Aletheia das spezialisierte KI-Dokumentenmanagementsystem: Es unterstützt historische Schriften (Sütterlin, Kurrent, Fraktur), verarbeitet heterogene Dokumententypen (PDFs, Scans, Handschriften, Laborprotokolle) und läuft vollständig On-Premise — ohne Datenweitergabe an Cloud-Dienste. Generische DMS-Lösungen hingegen sind auf standardisierte Bürodokumente ausgerichtet und scheitern an historischen oder unstrukturierten Beständen.

Das hängt von der Architektur des Systems ab. Cloud-basierte AI-DMS-Lösungen senden Dokumente und Anfragen an externe Server — das ist nach DSGVO problematisch, besonders bei vertraulichen Forschungsdaten. Aletheia als On-Premise AI DMS ist DSGVO-konform by Design: Alle Daten, KI-Modelle und Suchanfragen bleiben auf Ihrer eigenen Infrastruktur. Es gibt keinen US-Server, keinen Cloud-Upload und kein CLOUD-Act-Risiko.

Die Kosten eines KI-Dokumentenmanagementsystems variieren stark je nach Dokumentenvolumen, Schriftenkomplexität, gewünschten Integrationen und Hardware-Anforderungen. Aletheia wird als individuell konfiguriertes On-Premise-System eingeführt — der genaue Projektumfang wird in einer kostenlosen Live-Demo ermittelt. Wichtig: Durch Förderprogramme wie den Digitalbonus Thüringen, DFG-Mittel oder EU-Förderprogramme können bis zu 50 % der Investitionskosten erstattet werden.